Bárki ingyen tehet panaszt a hivatalban

Telefonon, levélben, távirattal, interneten vagy személyesen fordulhatunk az ombudsmanhoz. Nem kell illetéket fizetni, mindenki használhatja az anyanyelvét. A tolmácsot az állam fizeti. Ha olyan ügyről van szó, melyben el kell hallgatni a panaszos nevét, akkor ezt a biztosnak kötelessége megtenni, titoktartás kötelezi. A panaszt ajánlatos érthetően, egyszerűen megfogalmazni úgy, hogy világos legyen, mi vagy ki ellen teszünk panaszt és hogy a panaszos mire törekszik, mit követel. Ha a panasz nem teljesíti az előírt feltételeket, vagy félreérthető elemeket tartalmaz, az ombudsmannak leghamarabb egy hét elteltével kötelessége erről értesítenie a panasztevőt, sőt a panasz hiányosságairól is fel kell világosítania őt. A névtelen panaszokat az emberjogi biztos nem köteles kivizsgálni.

A törvény szigorúan megszabja, hány napon belül kell az egyes panaszokra válaszolni, az ügyeket elintézni, a leghosszabb időpont harminc nap. A hosszadalmas bírósági eljárással összevetve az ombudsmani hivatal határidői nagyon rövidek. Az emberi jogok védelmezőjének a lehető legérthetőbben, a leginkább hozzáférhető módon kell működnie. Például a különböző ombudsmanok hivatalában világszerte nincsenek bürokratikus akadályok, nem kell az épületben senkinek igazolnia magát, nincsenek őrök, ott mindenki biztonságban érezheti magát, a legegyszerűbb embernek is jogorvoslatra kell találnia.

A jogszabály január 1-jével lépett hatályba, Szlovákia első ombudsmanja március 27-én tette le a hivatalos esküt. Pavel Kandráčnak legtöbb fél év áll a rendelkezésére, hogy a hivatal kiépüljön, a tényleges munka elkezdődjön. Az ombudsman a panaszokat – elméletileg – már megválasztásának a pillanatától fogadhatja. (Egyelőre a szlovák parlamentbe, írásban lehet postázni a panaszokat.) Az említett hat hónap egyfajta biztosíték, ha valami miatt egy ideig még nem lesz működőképes a hivatal (például nincs székház).