Felesleges értekezletek

ÖSSZEFOGLALÓ

Egyre több felmérés lát arról napvilágot, hogy a munkahelyi értekezletek jelentős részének nincs igazán sok értelme. Ha nincsen az értekezleteknek meghatározott világos céljuk, túl sok ember hivatalos a meetingre, illetve nincs kontrollálva a találkozó időtartamának maximalizálása, akkor nem is érdemes összehívni egy értekezletet. Pár éve egy nagy műszaki cég azt látta, hogy csökken a produktivitása. 30 ezer munkavállalójukat megkérdezték annak érdekében, hogy megtalálják, hol lehetne javítani a helyzeten. A felmérésből kiderült, a munkavállalók 54%-a vélte úgy, hogy meddőek voltak az értekezletek. Túl sok ember jött össze egy héten olyan célért, amit nem tudtak meghatározni – írja a Quartz. A legnagyobb problémát ugyanakkor talán az jelenti, hogy a vezetői értekezletek megszervezésére egy-egy nagyobb cégnél a munkavállalók évente mintegy 300 ezer órát fordítanak. Vagyis a meetingek szervezése még több embert von be, így még inkább csökkenhet a produktivitás.

A Quartz felsorol 3 olyan pontot, amelyet ha nem tartunk be, akkor valójában mindegy, hogy összehívtunk-e egy meetinget, ugyanis ezek nélkül nem lesz semmilyen eredményük az értekezleteknek.

1. Legyen az értekezleteknek meghatározott, világos céljuk. Informálni, megbeszélni, dönteni: ennek szellemében kell megtartani a meetingeket. Csak akkor hívjunk össze értekezletet, ha más csatornákon nem tudjuk megbeszélni a dolgokat.

2. Ne legyenek túl sokan az értekezleten. Felmérések szerint maximum 7 fő a kezelhető embermennyiség még, minden további plusz egy fő 10 százalékkal csökkenti a meetingek hatásfokát. Ha 16–17 ember van jelen egy értekezleten, akkor a hatékonyság a nullához közelít. Emellett nem érdemes delegáltakat küldeni egy meetingre, csak azért, hogy legyen ott valaki: olyan emberek menjenek el egy meetingre, akiknek tényleg van fogalmuk az érinteni kívánt témáról.

3. Ne húzódjon el sokáig egy értekezlet. Korábban 30, ma már 60 percesre van szabva egy átlagos találkozó, de ha túl sokan vannak a résztvevők, akkor könnyen 90 percen túl is elhúzódhat egy értekezlet. Ez pedig ugyancsak csökkenti az értekezletek hatékonyságát, így központilag kellene megszabni egy olyan szabályt, mely szerint például 90 percnél tovább csak felsővezetői engedéllyel tartható meeting. (hvg.hu)