Hogyan írjunk hivatalos levelet?

Ha neked még egyelőre nem volt erre szükséged, akkor is előbb-utóbb szembe kell majd nézned ilyen feladatokkal. Tehát hasznos tudni, hogyan is fogj hozzá.

Az iskolában vagy bármiféle pályázattal kapcsolatban te is egyre többször kerülhetsz olyan helyzetbe, hogy hivatalos ügyben levelet vagy e-mailt kell írnod. Ennek pedig vannak bizonyos formai kötöttségei, amiket célszerű megtanulnod.

A levél bal felső sarkában kell szerepelnie a küldő hivatal, intézmény vagy cég pontos nevének, címének, telefon- és faxszámának, valamint e-mail vagy webcímének. Rád ez még most nem vonatkozik – legfeljebb akkor, ha az iskolád nevében írsz –, mert diákként valószínűleg a saját nevedben fogod írni a hivatalos levelet. A saját nevedet és elérhetőségedet azonban nem itt kell feltüntetned.

A jobb felső sarokból nem hiányozhat a keltezés, vagyis a dátum. Ez alá szokták írni a cégek a levél hivatkozási vagy iktatószámát, illetve az ügyintéző nevét.

A bal felső sarokban (az esetleges cégjelzés alatt) hagyj ki pár sort, és ide írd a címzést! Ez lehet az intézmény, vállalat neve – ha hivatalhoz szól a levél –, de ha név szerint valakihez szól a levél, akkor ez alá írd a személy vezeték-, illetve keresztnevét. A személynév alá pedig az illető rangja, hivatali beosztása kerül.

A keltezés alá, még mindig a jobb felső részbe írd a levél tárgyát, témáját egy rövid mondatban! A következő fontos rész a megszólítás, amit középre kell írni. Ez, attól függően, hogy milyen a kapcsolat közted és a címzett között, lehet konkrét vagy általános (pl. Tisztelt Igazgatónő! Tisztelt Asszonyom/Uram!).

Ezután pár sor kihagyással következik a levél érdemi része, vagyis az, amit közölni, kérni stb. akarsz. A hivatalos levélben mindig szorítkozz a témára, és legyél minél rövidebb és tömörebb! Ezt követi a befejező rész, a záradék az elköszönéssel: Tisztelettel, Üdvözlettel, Köszönettel stb.

Természetesen a leveledet a bal alsó részben elhelyezett aláírásoddal kell zárnod, amit mindig kézzel szokás írni (még ha a többi rész géppel van, akkor is). Hivatalos levélben mindig a teljes nevedet írd ki, s alatta tüntesd fel az elérhetőségeidet (cím, telefonszám, e-mail).

Ha ránézel a papírra, nagyon hivatalosnak fog tűnni. És hidd el, bármennyire is a tartalom a lényegesebb, a formára is figyelni kell, mert befolyásolhatja a címzettet! Tégy egy próbát! Csak ügyesen! (s, he)