Tárgyaljunk megfontoltan!

Az együttműködés során szükséges az eltérő érdekek egyeztetése, mely érdekegyeztetés legfontosabb eszköze a tárgyalástechnika. Ezért ha eredményesen szeretnénk megoldani problémáinkat, felkészült tárgyalóknak kell lennünk. Felkészült tárgyalónak lenni azonban nem a másik becsapását és a gyanútlan partner átverését, kijátszását jelenti. Felkészült tárgyalónak lenni azt jelenti, hogy ismerjük a tárgyalások alapvető szakaszait és az egyes szakaszokkal kapcsolatos teendőket, előkészítjük a találkozóinkat, valamint fejlesztjük a kommunikációs képességeinket. A felkészülésünk alapvetően meghatározza, hogy mennyire tudjuk a céljainknak megfelelően befolyásolni a környezetünket. Ez az összefoglaló rövid áttekintést ad a tárgyalások menetéről, hogy segítsen felkészülni a következő tárgyalásaidhoz.

A tárgyalás előkészítése során el kell, hogy készítsük a tárgyalási tervünket. Ebben a tervben kerül meghatározásra, hogy melyek azok a témák, amelyeket a tárgyalás során meg akarunk vitatni. Az egyes problémákkal kapcsolatos célok meghatározását követően – a rendelkezésre álló idő, a partner ismerete alapján – el kell döntenünk, milyen stratégiát követünk a tárgyalás folyamán és a stratégia alapján fel kell állítani a célok elérését legjobban támogató célrendszert.

Hogyan gyűjtsünk agyagot?

A tárgyalás előkészítésének első lépéseként meg kell határozni azokat a témákat, amelyekről egyeztetni kívánunk. Az egyes témáknál tisztáznunk kell a kiindulási helyzetet, azaz, hogy mi történt, hogyan jelenik meg a probléma, kiket érint stb. Ebben a részben lényegre törően és tényszerűen össze kell foglalnunk a történteket, a történések okait, valamint hatásait. Ezt követen kell meghatároznunk, hogy mit tartunk sérelmesnek, megváltoztatandónak az ügyben és miért. A tárgyalás előkészítésének ezen fázisában feladatunk a megvitatandó témákhoz kötődő információk összegyűjtése. Például meg kell tudnunk, kinek jó, hogy létezik az adott probléma (ellenérdekeltek), próbálták-e már mások megoldani a problémát, ha igen miért nem sikerült nekik, hasonló problémát mások oldottak-e meg már sikeresen, kik segíthetnének a legkönynyebben a probléma megoldásában, hogyan lehetne szövetségeseket szereznünk a megoldáshoz. A megszerzett információk csoportosítása és értékelése után tudjuk meghatározni különböző szempontok (pl. legfontosabb, legtöbb diákot érintő, legkönnyebben megoldható probléma) alapján a tárgyalandó témák sorrendjét.

Az érvrendszer felépítése

A tárgyalások célja nem más, mint az eredendően meglévő konfliktusok feloldása, hiszen, ha nincs konfliktus, érdekellentét, akkor nincs miről tárgyalni. Ennek az ellentétnek a megléte miatt a tárgyalás talán az a formája a kommunikációnak, amely leginkább próbára teszi a résztvevők képességeit.

A felkészülés során feladatunk tisztázni, hogy mi a célunk, mit is akarunk elérni, mi az a megoldási mód, amit elfogadhatónak tartunk, másképpen fogalmazva mikor tekintjük a problémánkat megoldottnak. A pontos célmeghatározás a sikeres tárgyalás alapköve. Ahhoz, hogy később egyértelműen el tudjuk dönteni, elértük-e amit akartunk konkrét, mérhető célokat kell meghatároznunk Nem elegendő tehát azt mondani, hogy „a diákok érezzék magukat jobban az iskolában”, hanem azt is meg kell határozni, hogy mikor érzik magukat jól, például akkor, ha több a szabadidő, ha több a közös program, ha lehet csokit kapni a büfében, vagy ha szabadon használhatják az iskola termeit. A célunk megfogalmazásánál meg kell határozni az optimális célt (azt, amikor minden elképzelésünk teljesül) és a minimum célt (azt, amit még végső alkuként el tudunk fogadni megoldásnak). A kétfajta cél között lévő különbség adja a tárgyalóknak azt a mozgásteret, amit a tárgyalás során felmerülő alkuban használhatnak. Ezeknek a kérdéseknek a tisztázása adja meg a tárgyalásban résztvevők felhatalmazását.

Itt tudjunk meghatározni, hogy az elvárásainknak melyek azok a részei, amelyeket követelni (ami jog szerint megillet bennünket) és melyek azok, amelyeket kérni tudunk. A célokat, a követeléseket és kéréseket a rendelkezésre álló információk alapján tudjuk alátámasztani a megoldás eléréshez szükséges érvekkel, érvrendszerrel. (n, he)