Az állami elektronikus postaláda buktatói

„A vállalkozók többsége már találkozott a legkülönfélébb e-mail-szolgáltatásokkal, melyek sok hasznos funkciót tartalmaznak, beleértve az üzenetek archiválását, továbbküldését, a kommunikáció tárgya szerinti csoportosítását. Logikusan ezt várja el az állami elektronikus postaládától is. Sok esetben azonban ezek az elvárások nem teljesülnek. Az elektronikus postaláda csak szegényes megoldásokat nyújt” – nyilatkozta lapunknak Simonics Henrich, a Dokumenta Rt. igazgatótanácsának az elnöke. Szerinte a funkciószegénység már abban megmutatkozik, hogy nem teszi lehetővé nagyobb mennyiségű üzenet feldolgozását. A vállalkozóknak tudatosítaniuk kell, hogy az elektronikus postaláda csak egy eszköz, ahová a posta beérkezik.

Nem iktatókönyv

A kézbesített üzenetek iktatására a 395/2002-es számú törvény kötelezi a cégeket. Az elektronikus postaládába beérkező üzenetek többsége iratkezelési bejegyzés, melyeket az említett törvény – 16. §, 2. bekezdés, a) pont – szerint kötelességük egy iktatókönyvben vezetni. „A törvény nem tesz különbséget az elektronikusan vagy papír formában beérkezett dokumentumok iktatásában. Az elektronikus postaláda nem egy iktató rendszer, nem végzi a beérkezett üzenetek iktatását. Az iktatás annak a vállalatnak a kötelessége, melynek az elektronikus üzenetet kézbesítették” – tette hozzá Simonics. Az újonnan beérkező üzenet kitörli a legkorábban beérkezett üzenetet, amennyiben a postaláda mérete meghaladta az 1 GB nagyságot (a postafiók méretét), így nem alkalmas a hosszú távú adattárolásra. Illeték ellenében ugyan a kapacitás növelhető, de akkor sem garantált az összes beérkező üzenet hosszú távú tárolása. Ezt a célt a vállalati iktató rendszer (például ADMIS) és az állam hosszú távú megőrzési modulja biztosítja, amely egyelőre ingyenes.

Hibrid iratok

Az elektronikus postaláda korlátozott mérete és az elektronikus üzenetek iktatásának hiánya a gyakorlatban azt jelenti, hogy a vállalati elektronikus postaládába beérkezett üzeneteket át kell helyezni a vállalat elektronikus iktató rendszerébe. Ha az elektronikus postaládában maradnának az üzenetek, csak adott hozzáférési jogosultsággal rendelkező személy számára lenne hozzáférhető. A valós életben ún. hibrid ügyiratok jönnek majd létre, mert a vállalkozók továbbra is kommunikálhatnak papír formában az állammal, de a hivatal válasza minden esetben csak elektronikusan érkezik. Amikor egy hivatallal – pl. egy építkezési engedéllyel kapcsolatban – folytatunk hivatalos levelezést, az általunk elküldött beadványok lehetnek továbbra is papír formában, ellenben a hivatal elektronikus formában adja erre a választ. „A mi papíron beadott fellebbezésünkre ismét elektronikus formában érkezik a válasz. Azért szükséges a vállalati elektronikus iktatórendszert összekapcsolni az állami elektronikus postaláda rendszerével, hogy az összes – egy ügyhöz tartozó dokumentum – egyetlen kattintással elérhető legyen” – tanácsolja a Dokumenta Rt. vezetője.

Így csatlakozhatunk

A részleges csatlakozás – elektronikus eID-kártya és a rendőrségen kapott kártyaolvasó segítségével – olyan vállalatok számára ajánlott, amelyek kisebb mennyiségű állami üzenetek beérkezését feltételezik. Simonics szerint ez egy egyszerűbb megoldás, amely nem követel semmiféle szerződéses kötelezettséget. Használhatják olyan vállalatok ideiglenes megoldásként, melyekhez nagyobb mennyiségű üzenet érkezik, de még nem volt idejük bevezetni a teljes körű megoldást. A részleges csatlakozás csak az üzenetek és csatolmányok mentésére alkalmas, melynek kezelése az állami elektronikus fiók web felületén történik.

A teljes körű csatlakozás szerződéses alapon történő informatikai rendszerek átkötését jelenti, melynek egyik oldalán a vállalkozó elektronikus iktató rendszere áll, a másik oldalon pedig az állami elektronikus postaládát működtető szervezet, a NASES. Ez a módszer már nem használja az elektronikus eID-kártyát az elektronikus postafiókba való belépéshez, hanem egy ún. „technikai felhasználó” segítségével léptet be az elektronikus postaládába. Ilyenkor valamennyi elektronikus üzenet a központi vállalati szerverre kerül letöltésre, ahol már a belső iratkezelési rendszer kezeli tovább. A NASES-szel kötött szerződés aláírása után a rendszerek átkötésének tesztelése következik, melyek során az üzenetek küldési és fogadási oldalát kell letesztelni, ez viszont időigényes, 3–6 hónapot vehet igénybe.

Biztonságos tárolás

Az elektronikus dokumentumoknak rengeteg előnye van, viszont az egész tárolási idő alatt – amely akár 10 és több év is lehet – biztosítani kell a dokumentum biztonságos tárolását. Az elektronikus dokumentum csak akkor érvényes, ha érvényes az elektronikus aláírás, amellyel eredetileg aláírták. „Az az elektronikus dokumentum, melynek nem érvényes az elektronikus aláírása, nem használható fel jogi eljárásokban (ahol például jelenleg a papír dokumentumok eredetét követelik meg). Ezért kell az üzenetek beérkezésekor ellenőrizni az összes elektronikus aláírást, és feljegyezni az elektronikus aláírás leteltének időpontját” – vallja Simonics.

Az elektronikus aláírás érvényességének ideje korlátozott – többnyire 2, de legfeljebb 5 év. Mivel a dokumentumokat 10 vagy több évig meg kell őriznünk érvényes állapotukban, az elektronikus aláírásokat azokon a fontos elektronikus dokumentumokon, amelyeknél feltételezzük, hogy a jövőben jogi célokra fogunk felhasználni, folyamatosan hosszabbítanunk kell (pl. bíróság, további állami ügyintézés stb.). Erre megoldást jelenthet az állam hosszú távú megőrzés modulja, ám továbbra is szem előtt kell tartani az elektronikus iktatás kötelezettségét a 395/2002 sz. törvény alapján.

A postaláda használata

Az elektronikus postaláda felhasználói felülete nagyon egyszerű e-mailhez hasonlítható, melynek nagyon korlátozott a funkcionalitása. Ez a kisebb cégek állammal való kommunikációjára alkalmas lehet, viszont nagyobb vállalatok számára nem elégséges. A Dokumenta Rt. vezetője szerint arra kell figyelni, hogy attól a pillanattól kezdve, ahogy beérkezik az elektronikus üzenet az elektronikus postaládába, elkezd telni a tárolási időszak. Ha ebben az időszakban nem foglalkozunk az üzenetekkel, max. 15 nap után az állam az üzenetet kézbesítettnek tekinti. Ettől az időponttól indul a fellebbezési időszak, amely például 14 nap. Amennyiben ebben az időszakban sem törődünk a postaládánkkal, és nem nézzük az üzeneteinket, a fellebbezési időszak után az üzenet jogérvényessé válik, ami ellen már többé nem tudunk fellebbezni.

Az elektronikus postaládában ingyenesen SMS- és e-mailes értesítéseket kapcsolhatunk be. Ezek az értesítések hasznosak, viszont azt ajánljuk, hogy legalább kétszer hetente jelentkezzünk be a postaládánkba, mert az értesítések működtetése nem garantált szolgáltatás, és kihagyásuk esetén nem hivatkozhatunk erre a tényre.

„Nagyon fontos felhívni a figyelmet arra, hogy az üzenet eredetije, amelyet a fent említett törvény szerint kötelesek vagyunk iktatni nem az a PDF formátum, amely szabad emberi szemmel olvasható, hanem az üzenet XML formátuma. Ez a formátum hordozza az összes szükséges információt, amely garantálja az üzenet eredetiségét. Ez egy technikai formátum, amely szabad szemmel nem olvasható, azonban ezt kell tárolni. A postaládából ugyan elmenthetjük az üzenetet olvasható PDF formátumban is, viszont ezt csak egy másolatnak kell tekinteni. A PDF formátum ugyanis nem tartalmazza a csatolt dokumentumokat, sem az elektronikus aláírást. Ahogy említettük a letöltött eredeti üzenet XML formátumával folyamatosan törődnünk kell” – figyelmeztet Simonics.

Képzeljük el, hogy 7 év múlva a bíróságon bizonyítani akarjuk az igazunkat, és bizonyítékként egy hivatali döntést szeretnénk felhasználni (pl. építkezési engedélyt). A bíróságnak érvényes határozatot kell ilyen esetben felmutatnunk – tehát olyat, amelyen az elektronikus aláírások meg lettek hosszabbítva, és a bírósági tárgyalás időpontjában is érvényes lesz. Ha a hosszabbításról megfeledkeznénk, ebben az esetben nem lenne érvényes dokumentumunk, és a pert esetleg emiatt elvesztenénk.

Ügyeljünk az identitásra

A vállalkozók az elektronikus postafiókok bevezetését átoknak, plusztehernek tekintik, és negatívan állnak hozzá. Lehet azért is, mert még nem látják az összes pozitív vonzatát. Sokan úgy gondolkodnak, hogy bár elintézem az elektronikus eID-kártyámat, de ezt átadom a titkárnőmnek, hogy ő dolgozzon az elektronikus postaládával. Viszont ez a legrosszabb megoldás, mivel a vállalkozónak tudatosítania kell, hogy ezzel átadja a saját digitális identitását egy idegen személynek az összes lehetséges következménnyel. Például a vállalkozó nevében beadványokat nyújthat be az államnak, de aláírhat egy kölcsönről szóló szerződést is. Pár év múlva így csodálkozhat, ha valaki visszakéri a „kölcsönzött” pénzét kamatostul.

Előttünk a „digitális” korszak. A papír mint adathordozó lassan a múlté. Erre a trendre reagál az állam is a saját szolgáltatásaival. Fontos figyelni az elektronikus fiókkal járó összes csapdát és összefüggést. Az, hogy hogyan kell bánni az elektronikus dokumentumokkal, nem az elektronikus postaláda bevezetésével érkezett újdonság. Ez utóbbi helyes kezelése azonban rendkívül fontos, a vállalkozók ugyanis csak így érhetik el, hogy a jövő ne hozzon számukra kellemetlen meglepetéseket. (mi)