Egy konferencia megszervezése igen összetett dolog: a sikeres esemény hátterében a számos jól kitalált részlet mellett ott áll a helyes időzítés is. Egy ilyen eseménynek ugyanis rengeteg olyan aspektusa van, amit már jó előre – pontosabban minél hamarabb – le kell fixálnunk, ha szeretnénk elkerülni a zökkenőket, problémákat.
Az alábbiakban nyolc olyan fontos szempontot és teendőt veszünk sorra, amelyekre már a konferencia szervezése kezdeti szakaszában figyelmet kell fordítanunk.
Célkitűzések és témakörök kijelölése
Az első lépés mindig az, hogy kitaláljuk, miről szól majd a konferencia, milyen célokkal hozzuk létre, milyen témákat szeretnénk feldolgozni az előadásokkal, kerekasztalbeszélgetésekkel, workshopokkal. Válasszunk egy sokak számára vonzó, releváns és aktuális tárgykört, ami biztosítja, hogy szép számban érkezzenek érdeklődők az eseményre. A program összeállítása – és valójában szinte az összes további lépés – is lehetetlen lenne anélkül, hogy definiálnánk, mit is várunk az eseményünktől.
Az időpont kitűzése
A második lépés az legyen, hogy találunk egy ideális időpontot. Vegyük figyelembe az évszakot, az ünnepeket, illetve az esetleges más, hasonló témájú konferenciákat is. Találjunk olyan dátumot, amikor potenciálisan a legtöbben ráérhetnek!
A helyszín kijelölése
Ha már megvan, hogy milyen konferenciát és mikor szeretnénk megvalósítani, kezdjünk el helyszínt vadászni! A legnívósabb konferenciaközpontokat ugyanis már jó előre le szokták foglalni. Figyeljünk arra, hogy a választott konferenciaközpont stílusában, szolgáltatásaiban és elhelyezkedésében is illeszkedjen a terveinkhez.
Programstruktúra kidolgozása
A konferencia programjának kidolgozása a tervezési fázis egyik legkritikusabb része, hiszen sok minden áll vagy bukik ezen. Ügyelnünk kell a változatos témákra, arra, hogy kiváló előadókat hívjunk meg és a helyes időbeosztás is kardinális. Persze némi rugalmassággal kell hozzáállnunk ehhez a részhez, hiszen tudnunk kell kezelni az ad hoc feladatokat, utolsó pillanatos változtatásokat.
Az előadók leszervezése
Amint rendelkezünk témával, helyszínnel, időponttal és programmal, már meghívhatjuk az előadóinkat, akik sokat lendíthetnek a konferenciánk népszerűségén. Olyan szakmai kiválóságokat érdemes leszerveznünk, akik nemcsak hogy nagy tekintélynek örvendenek az adott körben, de akik előadóként is megállják a helyüket.
A résztvevők megcélzása és meghívása
Szintén az elsőszámú feladatok közé tartozik a meghívók kezelése, hiszen minél hamarabb értesítjük a potenciális résztvevőket, annál nagyobb az esélyünk arra, hogy ráérjenek a kitűzött dátumon, és eljöjjenek. Ha pedig már sikerül egy előzetes felmérést készítenünk, azaz kapunk egy becsült résztvevőszámot, akkor személyre szabhatjuk az eseményt. Nem mindegy ugyanis, hogy a konferenciaközponton belül mekkora termet választunk vagy hogyan rendezzük azt be, de a catering szempontjából is fontos a kérdés. Ehhez ma már online regisztrációs és jegyértékesítési rendszereket is alkalmazhatunk, amelyek nagyban megkönnyítik a dolgunkat.
Rendezvényszolgáltatók kiválasztása
A konferencia zökkenőmentes lebonyolításához a kiváló rendezvényszolgáltatók kiválasztása is nélkülözhetetlen – a legjobbakra pedig ez esetben is célszerű hamar lecsapni. Legyen szó szállásról – ha azt a konferenciaközpont nem biztosít –, cateringről vagy technikai támogatásról, lépjünk minél előbb!
Marketing és promóció
Ahhoz, hogy az eseményünk minél több érdeklődőt elérjen, érdemes egy jól megkomponált marketingkampányt indítanunk. A promóciós stratégiában kapjanak helyet az online és offline csatornák is, de mindenképp vegyük figyelembe a konferencia célcsoportjának preferenciáit. Ha jól csináljuk, akkor akár néhány potenciális szponzort figyelmét is felkelthetjük, ami csak jót tesz majd a rendezvénynek.
PR
Kérjük, nyilatkozzon arról, hogy elmúlt-e már 18 éves.
A támogatásoknak köszönhetöen számos projektet tudtunk indítani az utóbbi években, cikkeink pedig továbbra is ingyenesen olvashatóak. Támogass minket, hogy továbbra is függetlenek maradhassunk!
Kérjük a kommentelőket, hogy tartózkodjanak az olyan kommentek megírásától, melyek mások személyiségi jogait sérthetik.